Notatki z książki „Metoda Tęczówki” – skuteczne działanie z pracą zdalną i prowadzeniem firmy w tle

Reading Time: 14 minutes

Za długi artykuł, nie przeczytam

To kup i przeczytaj książkę. Polecam.

A jeśli masz ochotę przejrzeć moje notatki, dowiesz się:

  • dlaczego warto przeczytać tę książkę jeśli pracujesz zdalnie
  • w jaki sposób ta wiedza może być potrzebna w prowadzeniu firmy
  • co w tej książce pomoże Ci lepiej zarządzać zespołem i swoim czasem

Ten i podobne wpisy o przeczytanych książkach, traktuję jak luźne notatki. Ustaw swoje oczekiwania nisko 🙂

Co, o czym, i dla kogo

Tytułowa Metoda Tęczówki, to metafora tego, że każdy jest unikatowy, i że nie ma jednej ogólnej metody skutecznego działania, pasującej do wszystkich.

Autor oferuje narzędzia do zbudowania indywidualnego systemu działania.

W dużym skrócie, książka skupia się na technikach i metodach zwiększania produktywności oraz zarządzania zadaniami. Książka jest kierowana do szerokiego grona odbiorców, ale nawet osoby mające doświadczenie w temacie, wyniosą z tej książki coś dla siebie.

Ta książka jest dla Ciebie, między innymi, jeśli:

  • gubisz się w ilości zadań i chcesz ogarnąć swój bajzel
  • nie możesz skupić się na swojej pracy
  • masz dużo na głowie i nie wiesz od czego zacząć
  • jesteś osobą introspektywną i lubisz wiedzieć jaki jest Twój styl pracy
  • chcesz pracować wydajniej

Tęczówka w skorupce orzecha...

Dużą zaletą tej książki jest jej logiczny podział rozdziałów. Całość rozpoczyna się od rozdziału rozpoznanie, w którym otrzymujesz porcję testów psychologicznych. Każdy z nich pozwala Ci lepiej zrozumieć Twój styl pracy. Wzbogacony o tę wiedzę, możesz efektywniej wykorzystać techniki opisane w części drugiej: narzędzia.

Książka ma bardzo klarowną, przejrzystą strukturę. Układem przypomina mi trochę serię "Psychologia, kluczowe koncepcje". Obie książki zapamiętam z tego, że ułatwiają aktywne zapamiętywanie i uczenie się.

Rozdziały rozpoczynają się od wprowadzenia zawierającego jakąś historię, anegdotę lub ogólny kontekst. Dla przykładu, rozdział "Planujemy" zaczyna się od przytoczenia notatek, które DaVinci zapisywał w swoim notesie ("przeprowadzić obserwacje gęsi").

Treść rozdziałów podzielona jest na, ułatwiające zapamiętanie materiału, sekcje: przykłady, zrób po swojemu, co z tego wynika dla Ciebie, itp. Taki podział wspiera również dopasowywanie zdobytej wiedzy do własnego stylu pracy.

Rozpoznanie, czyli jaki jest twój styl pracy

Książka otwiera się serią wyselekcjonowanych testów na osobowość. Gdybym miał wybrać swój ulubiony rozdział, byłby to właśnie ten.

Nie będę tu oczywiście przytaczał dokładnej treści, ale wymienię wszystkie testy. Polecam zrobienie przynajmniej kilku, nawet jeśli jesteś sceptycznie nastawiony/a. Poznanie swoich mocnych stron, to dobry krok do skuteczniejszego działania.

Uwaga: nagłówki kolejnych sekcji, to odnośniki do testów.

Lokalizacja kontroli

Odpowiedz sobie na pytania.

  • Czy to co Ci się przytrafia to wynik działania "sił zewnętrznych", czy Twojej inicjatywy?
  • Czy sukces przypisujesz szczęściu lub sprzyjącym warunkom, czy swojej pracy/talentowi?
  • A porażki? Nie udało Ci się "bo on/ona/oni coś tam", czy "ja mogłem/łam dać z siebie więcej"?

Test opisuje Twoją lokalizację kontroli i dzieli ją na wewnętrzną (internaliści) i zewnętrzną (eksternaliści).

Wynik tego testu jest przydatny w zrozumieniu tego, co motywuje Twoje działanie.

Osobista notatka: mój typ osobowości to internalista, co dobrze tłumaczy mój styl pracy. Prowadzenie działalności wymaga, w wielu przypadkach, wymyślanie sobie samemu zadań i dużej dawki wewnętrznej motywacji. Bez niej byłoby ciężko robić postępy. Nikt w zasadzie nie czeka na to, że coś zrobisz - zwłaszcza na początku prowadzenia firmy. Być może eksternaliści prowadzący firmy opierają swoją motywację na oczekiwaniach klienta, jako czynnika zewnętrznego.

Cztery tendencje

Prymus, wątpiący, zobligowany, czy buntownik?

Ten test opisuje cztery warianty reagowania na oczekiwania wewnętrzne i zewnętrzne. Te zewnętrzne, to, na przykład, oczekiwania szefa, terminy, ocena innych ludzi. Wewnętrzne oczekiwania wynikają z własnych celów, ambicji, woli.

Pełny opis, łącznie z przykładami i wnioskami płynącymi dla Ciebie, znajdziesz w książce, tutaj podaję skrót:

  • Prymus czuje się świetnie z oczekiwaniami wewnętrznymi i zewnętrzymi. Jest w stanie zmotywować się sam/a, ale nie ma problemu z narzuconymi obowiązkami.
  • Wątpiący gorzej radzi sobie z oczekiwaniami zewnętrzymi, a lepiej z wewnętrzymi.
  • Zobligowany lepiej czuje się z oczekiwaniami zewnętrznymi, np. zadaniami narzuconymi z góry, niż tymi wewnętrznymi.
  • Buntownik woli działać bez ograniczeń i kontroli.

Osobista notatka: jestem wątpiącym. Robienie czegoś z własnej woli sprawia mi przyjemność, ale wzbraniam się przed "wykonywaniem poleceń". Jestem typem człowieka, który zawsze ma dużo pytań.

Krótka anegdota: gdy wróciłem po miesiącu do pracy, ale nie udzielałem się na spotkaniu w firmie, ktoś zapytał "dlaczego nikt nie zadaje pytań, kiedy Chris M wróci z urlopu" :).

"Wątpiące" podejście do oczekiwań ma swoje dobre i złe strony. Przydaje się w pracy zdalnej, w której ważna jest dyscyplina i wewnętrzna motywacja oraz w prowadzeniu firmy - szczególnie gdy chce się realizować własną wizję. Nie przydaje się, gdy "trzeba coś zrobić" - w takich sytuacjach na ratunek przychodzą inne cechy: samodyscyplina i odpowiedzialność.

Styl produktywności

Wolisz pracować sam, czy w grupie? Jesteś typem osoby, która trzyma się konkretów i twardo stąpa po ziemi, czy raczej puszczasz wodze fantazji i roztaczasz przed innymi swoje wizje?

Uzmysłowienie sobie swojego stylu produktywności pomaga w określeniu warunków, w których pracuje nam się najlepiej. Test opisuje cztery takie style:

  1. Pragmatyczny
  2. Planujący
  3. Wizjonerski
  4. Organizujący

Być może po przeprowadzeniu tego testu uzmysłowisz sobie dlaczego lepiej funkcjonujesz, kiedy możesz pracować "zgodnie z planem" (styl planujący). A może dostrzeżesz, że Twoje wizje i pomysły są Twoją naturalną tendencją i mocną stroną (styl wizjonerski).

Najprawdopodobniej Twój styl produktywności, to miks tych czterech, z jednym szczególnie wybijającym się ponad inne.

Z punktu widzenia pracy zdalnej, styl organizujący może rodzić największe wyzwania. Jest charakterystyczny dla osób które lubią pracować z ludźmi, rozmawiać, wymieniać się opiniami. Z drugiej strony, dobrze rozwinięta kultury pracy zdalnej w firmie potrafi usunąć nawet takie przeszkody. Rozwiązaniem dla takiej osoby może być praca w przestrzeni co-workingowej, częstsze spotkania video, panele dyskusyjne, czy wspólne wyjazdy.

W prowadzeniu działaności przydają się wszystkie cechy, a ponieważ najprawdopodobnie tylko jedna z nich jest u Ciebie dominująca, byłyby dobrze, żeby Twój wspólnik/wspólniczka uzupełniał/a Twój styl.

Notatka osobista: mój styl produktywności to coś pomiędzy wizjonerskim i planującym. Bardzo dużo czasu poświęcam na kreatywne myślenie o następnych krokach. Po fali kreatywności przychodzi czas na rozpisanie planu realizacji celów. Mój wspólnik jest np. osobą bardziej pragmatyczną, co pomaga w przekuwaniu fantazyjnych pomysłów, na realne cele.

Budując firmę, znajdź osobę, która uzupełni Twoje umiejętności i styl produktywności. Będziecie mieli różne poglądy na pewne sprawy, ale to pozwoli wam bardziej skutecznie iść do przodu.

Styl przywiązania

Style przywiązania zostały opisane przez Johna Bowlby. Rozwijają się we wczesnej fazie dzieciństwa i są jedną z tych cech, które tkwią głęboko w naszej osobowości.

Bowlby wyróżnia cztery style przywiązania:

  1. Styl oparty na poczuciu bezpieczeństwa
  2. Styl lękowo-ambiwalentny
  3. Styl unikający
  4. Styl zdezorientowany

Odpowiedź na pytanie jaki jest Twój styl przywiązania pomoże Ci, między innymi, zrozumieć jak oceniasz siebie i innych, poznać swój stosunek do pracy w zespole, oraz przyjrzeć się temu, co paraliżuje Cię przed podjęciem działania.

Notatka osobista: mój przeważający styl przywiązania jest oparty na poczuciu bezpieczeństwa. Książka ciekawie opisuje wnioski płynące z każdego stylu - odsyłam do jej zawartości.

Twoje talenty - test Gallupa

Przyznam, że wcześniej słyszałem o tym teście tylko raz, a książka "Metoda Tęczówki" zainspirowała mnie do przeprowadzenia go na sobie.

Test jest płatny. Koszt pełnej wersji to około 250zł. Spośród wszystkich innych testów, ten jest najbardziej wnikliwy i uzupełniony największą liczbą dodatkowych materiałów edukacyjnych.

W pełnym teście otrzymujesz listę 32 talentów uszeregowanych w kolejności od najbardziej do najmniej rozwiniętych. Raport dotyczący Twoich talentów zawiera podsumowanie każdego z nich, sugestie zastosowania ich w praktyce oraz zwraca uwagę na to, co możesz przegapić jeśli za bardzo skupisz się na konkretnym talencie.

Notatka osobista: moich pięć pierwszych talentów to Futuristic, Individualization, Intellection, Ideation, Focus. Obecnie analizuję każdy z nich bardziej szczegółowo, ale zacytuję dwa zdania, które trafiają w sedno tego, co robię zawodowo.

Pierwsze, "Choose roles that allow you to contribute your ideas about the future. For example, you might excel in entrepreneurial or startup situations.", opisuje modelowego klienta, którego intuicyjnie wybraliśmy ze wspólnikiem: startup.

Drugie, "See the talents in others, and encourage them to follow their dreams. Help individuals understand and maximize the power of their talents.", jest kwintesencją tego czym jest 11Sigma w kontekście naszej filozofii i podejścia do ludzi.

Jednym z pomysłów, które wyniosłem po wykonaniu tego testu, jest wykorzystanie go do wspierania rozwoju członków naszego zespołu. Planuję, pilotażowo, zaproponować naszym inżynierom dobrowolne wykonanie tego testu na nasz koszt i rozwijanie ich talentów w kontekście wyników testu.

Twój typ osobowości - test Mayersa-Briggsa

Opisujący aż 16 typów osobowości test wykonywałem pierwszy raz już jako nastolatek i z wiekiem wynik zmieniał się kilka razy. Jest to test opisujący 4 cechy:

  1. Introwersja - Ekstrawersja
  2. Poznanie - Intuicja
  3. Myślenie - Odczuwanie
  4. Osądzanie - Obserwacja

Gdybym miał wymienić tylko dwa testy, które warto zrobić, byłby to ten Mayersa-Briggsa oraz test Gallupa.

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi na pytanie, które cechy osobowości najbardziej przydadzą Ci się w prowadzeniu firmy. Możesz natomiast wykorzystać wiedzę na swój temat tak, by zmaksymalizować rezultaty.

Na przykład, jeśli jesteś ekstrawertykiem, otaczaj się ludźmi, by czerpać energię do działania. Jeśli pracujesz zdalnie, może to oznaczać, że stymulująco działa na Ciebie np. praca w kawiarni.

Jeśli jesteś introwertykiem, być może lepiej poczujesz się pracując w domu. Jedno i drugie podejście może przynieść pozytywne rezultaty jeśli tylko zrozumiesz, co powoduje, że pracujesz wydajniej.

Praca zdalna częściej daje możliwości jakie tradycyjne biuro dawało rzadko: wyboru i dopasowania stylu pracy do siebie. Lepiej skupiasz się w samotności? Możesz zostać w domu. Czujesz, że ludzie dostarczają Ci potrzebnej energii? Masz opcję pracy w co-worku, kawiarni, a nawet łączenia pracy z podróżowaniem. Pracuję z ludźmi, którzy preferują różne możliwe podejścia i widzę, że każdy ma swoje indywidualne preferencje. Dając ludziom swobodę wyboru, pozwalasz im wykorzystać swój potencjał.

Notatka osobista: robiłem ten test wielokrotnie i wynik był zawsze odrobinę inny, ale uśrednia się do ENT(P/J).

Instrumenty, czyli jak działać skutecznie

Kolejne rozdziały opisują metody organizacji pracy z nastawieniem na zwiększeniem wydajności. Poniżej opisuję w skrócie każdy podrozdział i wartości, które możesz z nich dla siebie wyciągnąć w kontekście budowania firmy i pracy zdalnej na przykładzie swojego doświadczenia.

Planowanie, czyli dzielimy swoją pracę

W tym rozdziale autor opisuje kilka metod porządkowania zadań.

Jedną z moich ról w firmie jest rozmawianie z członkami zespołu o ich obecnej sytuacji, problemach i postępach. Często powtarzającym się motywem naszych rozmów jest umiejętność organizowania listy zadań w taki sposób, żeby dało się ją ogarnąć.

Zazwyczaj, schemat wygląda tak: ktoś ma na głowie zadania narzucone mu w pracy, obowiązki domowe oraz prywatne i wszystkie te sprawy w pewnym momencie zaczynają na siebie nachodzić.

W pierwszym okresie pracy zdalnej dość łatwo o zatarcie granic między pracą i życiem. W wyniku tego zatarcia sprawy domowe potrafią zająć przestrzeń umysłową potrzebną w danej chwili na zadania związane z pracą.

Umiejętność organizowania, zapisywania i zarządzania zadaniami jest przy takich okazjach bezcenna.

Prywatnie, często miewałem sytuacje, że natłok pracy wydawał mi się tak ogromny, że traciłem poczucie porządku. Konsekwencją była utrata spokoju wewnętrznego, skupienia i efektywności.

Pewnego razu przeprowadziłem prosty eksperyment: spisałem wszystkie "sprawy" na kartce papieru. Chwilę po tym zdałem sobie sprawę z kilku rzeczy:

  • spraw było znacznie mnie, niż sądziłem
  • odczułem ulgę porównywalną do tej, kiedy zrzuca się jakiś balast

Ten rozdział wprowadza do organizowania "spraw" i proponuje trzy metody:

  1. Tworzenie list zadań
  2. Dzielenie zadań na projekty (które mają swój początek i koniec w czasie)
  3. Dzielenie cykliczny zadań na programy i przydzielanie im wycinka czasu w tygodniu (przydatne np. w przypadku spraw takich jak reguarne prowadzenie bloga)

Wybieramy, czyli ustalamy priorytety

Przykład z prowadzenia firmy: mamy do dyspozycji swój, ograniczony, czas i ograniczone środki finansowe. Naszym celem jest pozyskanie kolejnych klientów. W tym celu możemy zainwestować zasoby w marketing lub sprzedaż. Marketing zwiększy szanse na potencjalnych klientów przychodzących (inbound leads), a sprzedaż na potencjalnych klientów wychodzących (outbound leads). W najbliższym kwartale możemy zrobić tylko jedną z tych rzeczy. Którą wybrać najpierw?

Albo przykład z pracy zdalnej. Chcesz pracować 8 godzin w ciągy doby i masz pełną swobodę wyboru pory. Czy lepiej zacząć od zadań domowych, a pracę rozpocząć wieczorem, czy na odwrót? A może pomieszać jedno i drugie?

W rozdziale o wybieraniu zadań autor opisuje następujące metody:

  1. Priorytety (np. niski, średni, wysoki)
  2. Macierze
    • np. macierz Eisenhowera (rzeczy ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne)
    • np. macierz efektywności (łatwe i dużo warte, łatwe i mało warte, trudne i dużo warte, trudno i mało warte)
  3. MoSCoW (must, should, could, won't)

W przypadku wybory pomiędzy marketingiem i sprzedażą można zastanowić się np. co jest więcej warte i jak jest dla Ciebie trudne. W moim przypadku marketing wydaje się być łatwiejszy, ale podobnie wartościowy i dlatego skupiłem się na nim najpierw.

Inną ciekawą metodą, którą proponuje autor jest rozpoczynanie od zadań "odblokowujących". Zacznij od tych, które sprawią, że inne będzie można wykonać łatwiej.

Działamy, czyli umieszczamy zadania w czasie

Rozdział poświęcony jest wybieraniu i śledzeniu wykonywanych zadań. W praktyce, w środowisku programistów, stosuje się często kilka z opisanych metod na raz.

  • Jedna lista - ogólnie rzecz biorąc, jest to metoda wyboru pewnej puli zadań do wykonania w danym dniu. Nie ma przy tym większego znaczenia na jakim etapie jest dane zadanie, ani kiedy dokładnie zabierzemy się za dane zadanie.
    • metoda 3+2 - wybieramy 3 duże zadania i 2 małe
    • zasada jednego priorytetu - wybieramy jedno zadanie i skupiamy na nim 100% uwagi
    • metoda 1-3-5 - podobne do 3 + 2, ale wybieramy 1 duże zadanie, 3 średnie i 5 małych
    • metoda Ivy'ego Lee - 6 zadań w ciągu dnia uszeregowanych od najważniejszego do najmniej ważnego
    • cztery palniki - maks 4 zadania w ciągu dnia, kolejność nie ma specjalnego znaczenia
  • Wiele list (np. Kanban) - to chyba najbardziej popularna wśród programistów metoda. Każde zadanie może przechodzić przez różne etapy i istotne jest, żeby wiedzieć na jaki etapie jest dane zadanie. Przydaje się szczególnie w pracy grupowej. Najprostszy, ale w praktyce rzadko spotykany, podział to: "do rozpoczęcia", "w trakcie", "gotowe". W pracy zdalnej ułatwia koordynację zadań i zwiększa widoczność postępów pracy.
  • Podział na bloki (time boxing) - określamy konkretne godziny pracy na pewnymi zadaniami. Osobiście stosuję tę metodę coraz częściej. Jest ona szczególnie przydatna do zadań, których nie musimy skończyć w danym dniu, takich które lepiej z góry ograniczyć czasowo (np. research), oraz w sytuacji kiedy musimy podzielić uwagę na kilka rzeczy i ruszyć je do przodu (np. jeden z moich dni: pisanie artykułu, spotkania, plan marketingowy, programowanie).

W pracy zdalnej (jeśli mamy możliwość wyboru godzin pracy), ciekawie działa opcja podziału dnia na bloki. Kilku z inżynierów w naszej firmie pracuje głównie w ten sposób. Ponieważ dużo podróżują, wydzielają sobie kilka bloków w ciągu dnia. Na przykład, rano pracują nad zadaniami wymagającymi mniej koordynacji z osobami z innej strefy czasowej, w południe zwiedzają i odpoczywają, a prace które wymagają koordynacji wykonują wieczorami.

Dla innych osób, lepiej sprawdza się praca w jednym bloku (z przerwą na obiad) i wybór zadań z podziałem na priorytety. W pracy zdalnej (przede wszystkim z home-office), wydzielenie konkretnego bloku czasu pomaga oddzieleniu życia od pracy.

W praktyce, często jest tak, że dane zadanie jest tak trudne, że ciężko jest je dokończyć w ciągu jednego dnia. Dobrze jest wtedy podzielić takie zadanie na mniejsze, żeby mieć poczucie postępu.

Skupiamy się, czyli kończymy to, co rozpoczęte

Autor pokazuje jak nie dać się rozproszyć i efektywnie wykonywać zadania. Wymiania przykłady narzędzi do blokowanie rozproszeń np. social media, proponuje metody świadomego zarządzania czasem, oraz opisuje techniki dostosowywania czasu pracy do swojego rytmu dobowego.

  • Blokownie rozproszeń - zbiór metod pomagających skupić się na wykonywanym zadaniu przez wyłączenie rozpraszaczy. Polecam zapoznać się z nimi w treści książki. Podsumuję tu tylko jedną z nich.
    • Reguła 20 sekund
    • Planowanie rozproszeń
    • Notowanie rozproszeń
    • Zasada 5 minut
    • Zasada 5 sekund
    • Point & Calling
    • Własny rytuał - tę metodę stosuję od wielu lat. Wypracowałem ją intuicyjnie, gdy zacząłem pracować zdalnie, a mieszkałem jeszcze w kawalerce. Potrzeba wprowadzenia rytuału wyniknęła z chęci przestawienia mózgu z trybu "życie prywatne" do trybu "praca". U mnie jest on bardzo prosty. Zaraz po śniadaniu, przygotowuję sobie kawę. Moment odłożenia kawy na biurko jest momentem rozpoczęcia pracy. Co ciekawe, przeciągnięcie rozpoczęcia pracy od przygotowania kawy sprawia, że tracę pierwotny "rozpęd". Siła autopersfazji jest ogromna. Mam wrażenie, że ta technika jest przydatna szczególnie dla osób pracujących z domu.
    • Cyfrowe blokady
  • Świadomy czas
    • Cykle 90/20 - warta wypróbowania metoda, która radzi, żeby podzielić dzień na bloki, w których przez 90 minut pracujemy w skupieniu, a 20 minut odpoczywamy. Stosuję tę metodę od jakiegoś czasu i widzę pozytywne rezultaty. Faktycznie po około 90 minutach (czasami dłużej, czasami krócej) czuje albo powolny spadek energii albo wręcz odwrotnie nadmiar energii i informacji. Przerwa pozwala wyregulować energię i wrócić do pracy z odświeżoną głową.
    • Pora dnia - ten temat rozwijam nieco dalej w artykule.
  • Styl życia - poza rozdziałem pierwszym, ten i "Świadomy czas" zaliczam do swoich ulubionych. Jest to, według mnie, jeden z najważniejszych i najmniej docenianych aspektów pracy. A w zasadzie pracy jako części życia. Jest to też jeden z tych aspektów, w których praca zdalna daje ogromną przewagę.
    • Aktywność - praca z domu oznacza dla wielu niewygodne biurka i nieprawidłową postawę. W biurze często był ktoś, kto zadbał za nas o ergonomię. Pamiętaj, żeby organizując swoje domowe biuro zadbać o ergonomiczne miejsce pracy. Niezależnie jednak jak wygodne mielibyśmy biurko, postawa siedząca przez blisko 8 godzin dziennie ma bardzo negatywny wpływ na zdrowie: bóle pleców, ramion, karku, problemy ze wzrokie, zespół cieśni nadgarstka, to tylko część problemów. Praca zdalna po raz kolejny daje wolność wynikającą z wyboru miesca i czasu. Siłownia o 11:00? Czemu nie. Mam znajomych, którzy łącząc podróże z pracą jeżdżą przez część dnia na rowerze (i np. przejeżdzają w ten sposób całą Europę).
    • Przyroda - ponieważ to ty wybierasz miejsce pracy masz możliwość pracy z domku w lesie, pracy na plaży, pracy na ławce w parku. Bądźmy jednak realistami, dla większości z nas będą to raczej sporadyczne wypady. Nie znam osobiście nikogo, kto chciałby pracować np. z plaży codziennie. Znam jednak wiele osób, które eksperymentują ze swoją pracą i okazjonalnie wybierają na miejsce pracy np. namiot z widokiem na fiordy (prawdziwa historia).
    • Medytacja - więcej o tym w dygresji na końcu.
    • Sen - to jeden z pierwszych pozytywnych aspektów przejścia na tryb pracy zdalnej. Kiedy pracowałem w biurze w Londynie mój rytm dnia był wyznaczony przez 9 godzinny (lunch nie był liczony jako praca) dzień pracy i dojazd metrem do domu. Do mieszkania wracałem około godziny 19-20 i miałem już czas w zasadzie tylko na przygotowanie obiadu i sen. Rano budziłem się o 7:00-8:00 i jechałem do biura. Praca zdalna wprowadziła do mojego życia rewolucję 🙂. Regularne budzenie się o 7:00, czy 5:00 nie jest dla mnie. Wolę pracować kreatywnie do późna i wstać o godzinie 9:00. Po raz kolejny praca zdalna ma przewagę nad pracą z biura wynikającą z prostego faktu swobody wyboru godzin pracy.

W konktekście pracy zdalnej oraz prowadzenia firmy najbardziej zaciekawił mnie podrozdział o rytmie dobowym ("pora dnia"). Chodzi o prosty fakt, że nasz dzień dzieli się na okresy większej i mniejszej wydajności:

  • okres hiperwydajności
  • okres spadku efektywności
  • okres względnie wysokiej wydajności

Dodatkowo, nasz rytm dobowy wpływa na produktywność w kontekście rodzaju wykonywanych zadań:

  • zadania analityczne i wymagające dużego skupienia
  • zadania powtarzalne, czynności rutynowe, proste
  • zadania kreatywne, twórcze

Autor powołuje się na badania, które potwierdzają ten schemat. Z tym, że każdy ma własny schemat i okres hiperwydajności przypada u niektórych rano, a u innych wieczorem.

W pracy biurowej ze sztywno określonymi godzinami pracy wszyscy zaczynają np. o 8:00 i pracują do 16:00. Oznacza to, że część osób nigdy nie pracuje w okienku swojej hiperproduktywności.

Dzisiaj, w czasach gdy "wszyscy" pracujemy zdalnie w warunkach wymuszonych przez COVID założę się, że wiele firm ciągle trzyma się sztywnego czasu pracy niezależnie od tego, czy ma to sens, czy nie. Mój apel do właścicieli firm jest taki: przeczytajcie tę książkę i rozważcie uwolnienie godzin pracy.

Dając wolność wyboru, część osób, z powodów praktycznych takich jak opieka nad dziećmi, prace domowe, życie towarzyskie, i tak wybierze pracę do południa. Różnica jest taka, że wolność wyboru pozwala takim osobom eksperymentować i dostosowywać swoją pracę do życia na własnych zasadach. Czasami nawet 1-2 godzinne przesunięcie czasu pracy może zdziałać cuda w wydajności.

Sprawdzamy, czyli mierzymy postępy

Czy zdażyło Ci się kiedyś zakończyć dzień z poczuciem, że nic nie zrobiłeś/aś?

Chyba każdy ma takie dni. Oczywiście, gdybyś przyjrzał/a się swojemu dniu okazałoby się, że zrobiłeś/aś bardzo dużo. Być może próbowałeś/aś rozwiązać trudne zadanie, i przetestowałeś/aś kilka metod które ostatecznie okazały się nieskutecznie.

Mierzenie i analizowanie postępów pracy w konteście prowadzenia firmy i pracy zdalnej ma bardzo istotne znaczenie.

W firmie, robimy comiesięczne spotkania podsumowujące zakończone etapy i osiągnięcia. Wprowadziliśmy takie cykliczne spotkanie dopiero w tym roku i dopiero wtedy uświadomiliśmy sobie jak dużo robimy. Wcześniej mieliśmy poczucie braku kontroli i postępu. Pomaga nam to też zauważyć na co powinniśmy poświęcić więcej czasu, a na co mniej.

Ponieważ jesteśmy małą firmą (i większość zadań operacyjnych wykonujemy sami ze wspólnikiem) bardzo przydaje nam się również śledzenie własnego czasu pracy. Dzięki temu wiemy ile zajmują nam rzeczy powtarzalne takie jak wystawianie i opłacanie faktur, a ile czasu poświęcamy na projekty. Ta świadomość przekłada się bezpośrednio na decyzje. Dla przykładu, za zarządzanie fakturami płacimy własnym czasem. Jeśli zajmuje nam to 2-4h godziny miesięcznie, to nie ma potrzeby zatrudniać kogoś, kto przejąłby to zadanie. Przeciwnie byłoby gdyby to i podobne zadanie zaczęło zajmować więcej czasu. Wtedy, mamy podstawy do podjęcia świadomej decyzji o delegowaniu zadań innym osobom.

W pracy zdalnej, poczucie braku postępu może wywołać duży stres i poczucie winy w stosunku do pracodawcy (jako kierownik kilku zespołów spotykałem się z takim syndromem dość często i moją rolą było tłumaczenie, dlaczego nie ma powodu do obwiniania się). W biurze, istnieje złudne przeświadczenie, że "skoro jest w pracy, to pracuje", a poczucie braku postępów może być mniejsze. Przecież "byliśmy w pracy". W pracy zdalnej, mądry manager wie, że są dni lepsze i gorsze, a postępów pracy nie mierzy się tylko ilością zakończonych zadań. Wiele zależy tu od kultury firmy, ale do pracy przychodzą ludzie z różnym doświadczeniem. Część osób pracowała właśnie w takich miejscach, w których była codziennie rozliczana z "wyników". Mentalne przestawienie się z tego trybu wymaga czasu, pomocny może być również mentor.

Autor opisuje w książce następujące narzędzia:

  • Przeglądy (czyli np. miesięczna analiza postępów)
  • Mierniki (podaje przykład KPI - Key Performance Indicators, my w firmie stosujemy OKR - Objective, Key Results)

Kluczowe wnioski

Przede wszystkim, jest to dobra książka o organizowaniu swojej pracy i zwiększaniu produktywności. Autor nie narzuca jednej konkretnej metody, ale podaje przykłady narzędzi, które można składać w zestawy, by utworzyć własny system.

Ta ksiażka, to trochę taki swiss-knife. Warto sięgać do niej testując i optymalizując różne podejścia.

W zebranych przez autora materiałach znajdzie się coś dla:

  • osób pracujących zdalnie
  • kierowników zespołów
  • właścicieli firm
  • i wszystkich tych, który chcą pracować skuteczniej

Wiele z tych technik można traktować jako inspirację do wdrożenia w firmie i w życiu. Zdecydowanie odwołam się do tej książki następnym razem, gdy będę prowadził spotkania z członkami zespołu, a tematem będzie samodoskonalenie lub samoorganizacja.

Podobnie, dobrym pomysłem, może być wprowadzenie dobrowolnych testów osobowości w firmie i zastosowanie ich do wspierania rozwoju. Do naszego autorskiego programu 10x-self, który (jak już pisałem) można opisać cytatem z raportu testu Gallupa, "See the talents in others, and encourage them to follow their dreams. Help individuals understand and maximize the power of their talents", wyniki takich testów mogłyby być bardzo przydatne jako punkt wyjścia i kierunek rozwoju.

Dygresja o medytacji

Podam pewiem przykład, jak 20 minutowa medytacja pomaga w praktyce. Rano, kiedy mam najwięcej energii, wchodzę w stan flow. Przez 1.5-2h pracuję hiperwydajnie. Moja wydajność jest bardzo duża, ale im bardziej się rozpędzam, tym wiekszą "niestabilność" ma moja energia. Dochodzę do momentu, że jestem tak rozpędzony, że tracę skupienie. Mój mózg zaczyna zalewać fala pomysłów i impulsów.

W czasie jednych z sesji blokowych po 1.5h pracy, zrobiłem sobie przerwę na 20 minut medytacji. Pierwsze 5 minut to jakiś totalny chaos. Mój mózg falował energią i pomysłami. Do głowy przychodzłly mi skrawki informacji dotyczące tego, co robiłem przed chwilą, ale też rzeczy totalnie niezwiązane: "muszę odpisać architektowi", "ciekawe, jak idzie onboarding", "chyba warto pojechać do co-workingu" i masę różnych rzeczy. Czasami były to nawet jakieś detale sprzed wielu lat!

Im dłużej wyrównywałem oddech, tym bardziej opanowany był mój umysł. Pod koniec sesji, czułem sie już prawie tak, jak na początku dnia. Wtedy wróciłem do pracy.

Oczywiście, pod koniec drugiej sesji 1.5h miałem mniej energii, niż po pierwszej, ale gdybym nie zrobił przerwy mój wibrujący mózg rozpędzony do 300 km/h zamiast dojechać do celu rozbiłby się na jakimś drzewie...

20 minut medytacji zwiększyło moją całkowitą wydajność i skupienie.

Dzięki!

Dziekuję, że dotrwałeś/aś do końca :). Jeśli artykuł Ci się spodobał podziel się nim proszę ze znajomymi.

I przeczytaj tę książkę!

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.